Este 1 de diciembre se cumple el plazo otorgado por SUNAT en el que 11,807 contribuyentes nacionales deberán ingresar al sistema de facturación electrónica. En ese sentido es importante conocer datos importantes para tener en cuenta antes de implementar el cambio.
Es necesario considerar que para el 1 de enero del próximo año más de 2,400 empresas, entre micro y pequeñas, estarán obligadas a facturar electrónicamente.
En esa misma fecha, entrarán en vigencia los nuevos documentos de negocio como guías de remisión, constancias de percepción y retención de manera electrónica.
“Para evitar inconvenientes, se debe iniciar el proceso de transformación digital lo antes posible”, indicó José Luis Malpartida, jefe de producto de Efact, empresa especializada y proveedora del servicio de facturación electrónica.
Añadió que variables como contar con un ERP complejo, puede hacer que una empresa demore en preparar sus sistemas para emitir comprobantes electrónicos, mientras que las que no lo tienen como es en el caso de las pymes y mypes el proceso tiene mayor efectividad, teniendo oportunidad de emitir comprobantes electrónicos de un día para otro.
Bajo estas premisas es que Malpartida indicó ciertos datos importantes que toda empresa debe prevenir y tener en cuenta antes de implementar la facturación electrónica:
1. Puedes ingresar al sistema electrónico sin estar obligado. Si bien existe una lista de contribuyentes obligados, se tiene previsto que la totalidad de empresas peruanas deben ser emisores de comprobantes electrónicos al 2018. Ingresar al sistema de manera voluntaria y anticipada mejorará los estados de la empresa y facilitará el proceso de implementación.
En este link, puedes verificar si tu RUC está dentro de los listados de contribuyentes obligados para diciembre de este año o enero del próximo.
2. Busca un proveedor autorizado por SUNAT. La entidad publicó una resolución que registra y regula a las empresas autorizadas por ellos para prestar servicios de facturación electrónica. Los Proveedores de Servicios Electrónicos (PSE) autorizados son los únicos y total responsables de la conformidad técnica que exige SUNAT para la emisión de los comprobantes de pago.
En este link puedes revisar el listado de Proveedores de Servicios Electrónicos (PSE) autorizados por la SUNAT.
3. Opta por una solución que sea capaz de llegar y atender a todos. La verdadera facturación electrónica requiere que tanto proveedor y comprador se puedan comunicar electrónicamente.
Si eres una empresa que tiene dentro de sus clientes entidades pequeñas, medianas, grandes, microempresas e independientes, debes asegurarte que el sistema de facturación elegido pueda comunicarse con todas ellas sin mayor problema.
4. Busca la participación inter áreas en la implementación. Los cambios más importantes en la implementación de la facturación electrónica son los procesos de automatización y la integración en los sistemas de TI como en las cuentas por pagar y cobrar.
Por eso, para una exitosa implementación de facturación electrónica debe haber una colaboración inter áreas y el soporte entre TI, contabilidad, finanzas y tesorería.
5. Planifica contar con los recursos humanos y financieros. Insertar el sistema de emisión electrónica puede implicar costos para aquellas empresas que cuenten con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y que se integren con un proveedor, mientras para que las que no lo tienen, el costo puede ser cero.
Asimismo, el recurso humano previsto durante la implementación involucra sobre todo a personas del área de contabilidad/finanzas y de sistemas, quienes durante el proceso tendrán una participación activa ya que de ellos proviene la información que se deberá colocar en sus comprobantes de pago según la necesidad del negocio, el diseño comercial de los comprobantes, entre otros.
6. Compromete la participación activa de tu proveedor de ERP. Si tu empresa cuenta con un proveedor que te brinda el servicio y soporte de ERP, este deberá participar activamente durante todo el proceso, desde las primeras actividades requeridas en la implementación hasta la ejecución del sistema de facturación electrónica.
7. Encuentra un producto a la medida del tamaño de tu empresa y de tus necesidades que te permita costearlo. Debes de considerar que el costo de dicho producto estará contemplando ciertas variables como tipo y cantidad de comprobantes de pago y documentos de negocio a emitir y recibir, personalización de dichos documentos, cantidad de razones sociales, cantidad de locales, entre otros.
8. Busca una solución adecuada a las variables de tu negocio y localidad. Cada negocio es diferente, y dependiendo de donde se ubique las realidades y necesidades también son distintas, entre ellas asistencia de soporte técnico, conectividad a Internet.
9. No necesitas adquirir equipo adicional para la implementación. No es necesario incurrir en gastos como servidores o software.
10. Calcula bien la cantidad de comprobantes pre-impresos que vas a utilizar. Al ser emisor electrónico, ya todos tus comprobantes de pago y documentos de negocio también lo serán.
Sin embargo, la Sunat ha contemplado situaciones de contingencia que permite que una empresa pueda presentar un resumen de comprobantes impresos, en caso no los pueda presentar de manera electrónica.
Entre los motivos se encuentran: falla en la conexión con Internet, fallas en el fluido eléctrico, desastres naturales, robo, fallas en el servicio de emisión electrónica, ventas por emisores itinerantes.
